MOSS cung cấp các chức năng quản lý văn bản quan trọng như: xác định phiên bản chính và phiên bản phụ, khóa vào/ra văn bản, diễn tả phong phú các siêu dữ liệu, workflow, các cơ chế dựa trên kiểu nội dung, việc kiểm tra sổ sách và các điều khiển dựa trên quyền truy cập trong thư viện văn bản, thư mục và các mức độ văn bản riêng biệt.
MOSS xây dựng những khả năng này để soạn thảo, xử lý văn bản nghiệp vụ, quản lý nội dung web và xuất bản, quản lý bản ghi, quản lý cơ chế và hỗ trợ xuất bản đa ngữ.
Quản lý văn bản
Với thành phần quản trị văn bản mới của MOSS 2007, các sản phẩm công nghệ của SharePoint không chỉ còn là một nền tảng để phối hợp văn bản, mà trở thành một giải pháp toàn diện để quản lý các văn bản nghiệp vụ.
Các thư viện tài liệu đã được nâng cấp trong Windows SharePoint Services cung cấp cơ sở cho những tính năng quản trị văn bản được liệt kê dưới đây:
Workflow của tài liệu nghiệp vụ
Việc xử lý văn bản nghiệp vụ là tập hợp của các ứng dụng workflow bao hàm trong MOSS 2007:
- Kiểm duyệt văn bản
- Phê chuẩn văn bản
- Tập hợp chữ ký
- Phê chuẩn văn bản tiếng Đông Á
- Theo dõi phát hành
- Tùy chọn lộ trình kiểm duyệt và phê chuẩn
Các mẫu trang quản lý văn bản
MOSS chứa các mẫu trang đã được nâng cấp có thể sử dụng ngay mà không cần chỉnh sửa gì :
- Mẫu Managed Document Library
- Mẫu Divisional Library
- Mẫu Translation Library
Mẫu trang Managed Document Library
Managed document libraries là các trang quản lý văn bản cỡ lớn có khả năng lưu trữ các văn bản cho toàn tổ chức. Với thư viện document đã được quản lý, mọi đơn vị nghiệp vụ có thể tổ chức và phân loại thông tin một cách hợp lý.
Mẫu trang Divisional Library
Các tính năng chính của mẫu trang này gồm:
- Managed document libraries
- Dashboards, KPIs, và các báo cáo khác
Mẫu trang Translation Library
Mẫu trang Translation Library rất có giá trị cho các tổ chức đa quốc gia và đa khu vực có nhu cầu biên dịch văn bản thành nhiều ngôn ngữ. Translation library tích hợp các tiến trình workflow tùy biến được với tính năng quản lý văn bản của MOSS nhằm giúp đỡ các dịch giả quản lý nhiều bản dịch của một văn bản.
Tích hợp với các ứng dụng thuộc Microsoft Office 2007 system
Office SharePoint Server 2007 đã nâng cấp đáng kể việc quản lý văn bản và các chức năng workflow có liên quan, bao gồm:
- Document Information Panel
- Document Action Bar
Document Information Panel
Document Information Panel giúp việc chỉnh sửa các thuộc tính văn bản thành một phần quan trọng của việc soạn thảo trong hệ thống Microsoft Office. InfoPanel hỗ trợ người dùng nhập liệu và cập nhật các thuộc tính gắn với mỗi dạng của văn bản nghiệp vụ.
Document Action Bar
Document Action Bar trong các ứng dụng thuộc hệ thống Office 2007 cho người sử dụng biết văn bản hiện tại bị kiểm soát bởi cơ chế nghiệp vụ hay workflow nào và hoạt động nào là hoạt động cần phải thực hiện. Ví dụ “Không được phát tán ra ngoài công ty” hoặc “Bạn có một nhiệm vụ được
Quản lý nội dung Web
Một mục tiêu chính của MOSS là tích hợp đầy đủ với chức năng của Microsoft Content Management Server 2002. Ngoài ra còn là sự nâng cấp chức năng quản lý nội dung web cả về portal, search, document, cộng tác và quản lý hồ sơ.
Site Modeling Enhanced
Xây dựng trên dịch vụ nền tảng Site Model trong WSS, MOSS có hỗ trợ thêm một vài template mới cho trang doanh nghiệp:
- Enterprise portal
- Corporate Internet presence site
- Application portal
- Roll-up portal
Enterprise Portal Site Template
Các portal của doanh nghiệp cung cấp phương tiện cho một đơn vị nghiệp vụ tạo ra các nội dung chia sẻ có liên quan đến hoạt động đang diễn ra.
Tính năng chính của các mẫu portal cho doanh nghiệp hoặc chi nhánh gồm có:
- Managed document libraries
- Dashboards, KPIs, and reports
- Team and project collaboration sites
Corporate Internet Presence Site Template
Một vài tính năng chính của kiểu trang cộng tác qua Internet là các công cụ và workflow phục vụ cho việc tạo và quản lý nội dung web cho:
- Products and services descriptions
- Company news
- Annual reports and public filings
- Career information
Application Portal Site Template
Các portal ứng dụng là các trang SharePoint cùng nhau tạo thành bộ công cụ và thông tin liên quan đến một LOB riêng biệt như HR, ERP, enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), hay professional services automation (PSA).
Mẫu portal ứng dụng chứa đựng các tính năng cho:
- Tìm kiếm thông tinh trong các ứng dụng LOB
- Bảo mật, các truy cập đã phân quyền tới mọi dữ liệu và nội dung của hệ thống.
- Khả năng dễ dàng và nhanh chóng phân tích, báo cáo và tổng két dữ liệu từ một ứng dụng LOB.
Roll-up Portal Site Template
Các mẫu roll-up portal được sử dụng để hợp nhất dữ liệu và nội dung từ một vài ứng dụng hay địa chỉ khác nhau để diễn tả chúng trong một định dạng tích hợp dễ hiểu.
Mẫu roll-up portal site chứa đựng một tính năng hợp nhất thông tin từ:
- Search
- Global site directory
- Personalization and My Site personal sites
- Knowledge and expertise found anywhere in the organization
Authoring and Approval
Web content management chứa các công cụ, workflow, và các dịch vụ quản lý thông tin đầu cuối trong tiến trình kiểm soát và phê duyệt tài liệu, bao gồm:
- Check-in/checkout
- Content moderation
- Content routing, review, and approval workflows
- Publishing schedules
Web Publishing and Deployment
Mục tiêu của các tính năng triển khai và xuất bản nội dung web (Web content publishing and deployment features) của MOSS 2007 chính là hỗ trợ các môi trường có sự tách biệt việc khởi soạn tài liệu, lập kế hoạch. Các production workflow là một phần của quy trình xuất bản web chuẩn mực.
Web Content Editor
Việc soạn thảo trên nền web đã được mở rộng về giao diện người dùng với nhiều lệnh và chỉ thị trạng thái hơn. Chẳng những có thể soạn thảo nội dung vào một form, người sọan còn có thể bổ sung nhiều nội dung phong phú khác nhờ những tính năng có sẵn trên nền web. Hệ soạn thảo hỗ trợ CSS với các định dạng, bảng, các chuẩn ngữ pháp tùy chọn, ngoài ra còn tích hợp với những công cụ chọn ảnh và link đã dựng sẵn.
|